В течении какого периода времени работодатель должен выдать трудовую книжку работнику после увольнения?

По общему правилу согласно ч. 4 ст. 84.1. ТК РФ, работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет в день прекращения трудового договор. По письменному заявлению работника работодатель также обязан выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой.

Трудовая книжка должна быть выдана, даже если работник не сдал обходной лист, не передал дела, не возместил работодателю ущерб из-за утраты материальных ценностей и пр.

Когда работник не может или отказывается получить трудовую книжку в день увольнения, работодатель должен направить ему письменное уведомление о необходимости ее забрать или дать согласие на ее отправку по почте (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ). Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

В случае, если работник при увольнении не забрал трудовую книжку, работодатель обязан выдать ее по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня обращения к работодателю (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).

В случае, когда работник уходит в отпуск с последующим увольнением, фактически последним днем работы будет день, предшествующий первому дню отпуска. Потому работодатель должен перед отпуском издать приказ об увольнении и выдать работнику трудовую книжку.

Если в день увольнения трудовая книжка не была выдана по вине работодателя, работник вправе обратиться за защитой своих прав в суд или в трудовую инспекцию.

При этом если работодатель по своей вине задерживает выдачу трудовой книжки, то он обязан возместить работнику заработок, не полученный за все время задержки. Днем увольнения в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. А ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной.

Также государственная инспекция труда может привлечь работодателя к административной ответственности за задержку выдачи трудовой книжки в виде штрафа (ст. 5.27 КоАП РФ).

Что делать, если трудовая книжка потеряна?

Алгоритм действий восстановления трудовой книжки зависит от того, кем она утеряна - работником или работодателем.

1. Трудовая книжка утеряна работодателем

Находящаяся у работодателя трудовая книжка может быть утеряна при возникновении чрезвычайных ситуаций или в результате беспечности должностных лиц работодателя. Пока работник оформлен в организации по трудовому договору, ответственность за хранение трудовых книжек несет работодатель (п. 45 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).

При утрате работодателем трудовой книжки работника, последнему работодателем выдается дубликат трудовой книжки (п. 34 Правил).

Если трудовые книжки утеряны в чрезвычайной ситуации, стаж работы работников определяется комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов РФ.

Если работодатель утерял только одну трудовую книжку, то работник должен написать заявление о выдаче дубликата трудовой книжки. Работодатель выдаст работнику дубликат трудовой книжки не позднее чем через 15 дней после подачи заявления.

Для восстановления трудовой книжки работник должен представить документы, подтверждающие периоды работы в предыдущих организациях. Если у работника таких документов не окажется, организация обязана оказать ему помощь в их получении, например, отправив запросы прежним работодателям (абз. 7 п. 7.2 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69), в различные архивы.

Если подтверждающие документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.

Работодатель, по вине которого была утеряна трудовая книжка, может быть привлечен к административной ответственности (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

2. Трудовая книжка утеряна работником

Если трудовая книжка была утеряна по вине самого работника, можно выбрать один из следующих вариантов действий:

- обратиться к работодателю по последнему месту работы с письменным заявлением об оформлении дубликата трудовой книжки в связи с ее утерей;

- восстанавливать трудовую книжку самостоятельно.

Заявление бывшему работодателю необходимо подать лично или направить заказным письмом с уведомлением о вручении. По этому заявлению работодатель должен оформить дубликат трудовой книжки в течение 15 дней (п. 31 Правил).

Если бывший работодатель ликвидирован, можно оформить дубликат у нового работодателя, однако следует иметь в виду, что он не обязан это делать. Для оформления дубликата трудовой книжки у нового работодателя можно обратиться:

- в Государственный архив тех городов, где зарегистрированы предыдущие работодатели. Если организации были официально ликвидированы, то архив выдаст справки о том, когда и сколько работал заявитель в данных организациях;

- Пенсионный фонд с запросом о своем стаже. Каждый работодатель обязан регистрировать трудовые договоры в ПФР, поэтому фонд может предоставить необходимую информацию о стаже работника. Эти сведения предоставляются бесплатно в течение 10 дней после обращения заявителя;

- суд. На основании искового заявления суд сможет направить запросы в соответствующие госорганы и структуры и получить необходимую информацию.

Можно ли доверить получение трудовой книжки другому лицу?

В нормативных актах, касающихся оформления и ведения кадровых документов, отсутствуют четкие формулировки о том, можно ли передавать трудовую книжку по договоренности или нет.

Несмотря на все противоречия, в большинстве случаев руководство идет навстречу – передает документ доверенному лицу.

Такое возможно, если работник не может самостоятельно прийти в организацию по уважительной причине.

В связи с тем, что трудовое законодательство не регламентирует порядка передачи трудовой книжки, в данной ситуации следует руководствоваться нормами, предусмотренными ст. 185-189 ГК РФ. Таким образом, в доверенности должны быть указаны следующие моменты:

- дата и место совершения доверенности;

- в доверенности обязательно наличие персональных данных не только предъявителя, но и гражданина, уполномоченного забрать трудовую книжку;

- какие конкретные действия должны быть совершены, например «получить в ООО «Ромашка» мою трудовую книжку для передачи мне, расписаться в получении за меня, проверить правильность записей и выполнить все связанные с этим поручением действия»;

- срок действия доверенности (не более одного года);

- заверение у нотариуса.

Что делать работодателю с невостребованными трудовыми книжками?

Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя (в организации или у физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем) в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством Российской Федерации об архивном деле (п. 43. Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Если же после направления уведомления работник не придет за трудовой книжкой, она должна храниться в течение 2 лет в кадровой службе вашей организации. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки содержатся в архиве компании в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.

Как уволить работника, если выходные (суббота и воскресенье) являются рабочими днями для работника?

Например, если такой сотрудник подает заявление об увольнении в свой рабочий день — воскресенье, днем прекращения трудового договора во всех случаях является последний день работы сотрудника.

Этой датой и следует оформить документы. Заметим, работник в этот день должен работать и с ним должны быть произведены все расчеты и выданы соответствующие документы. О том, каким образом сотрудники отдела кадров и бухгалтерии смогут выполнить требования закона, если у них выходной день в это время, должно позаботиться руководство.

Сотрудник работал в компании по совместительству, а потом уволился с основного места работы. Надо ли его принимать в штат по основному месту работы? Делается ли об этом запись в трудовую книжку?

По Трудовому кодексу совместительство — это работа по другому трудовому договору в свободное от основной работы время. Для того чтобы работа по совместительству стала для работника основной, необходимо, чтобы трудовой договор по основному месту работы был прекращен (об этом нужно сделать соответствующую запись в трудовую книжку).

В трудовой договор, заключенный на работе по совместительству, необходимо внести изменения о том, что работа является основной и у работника изменяются режим работы, оплата труда и другие условия. Соответствующая запись вносится в трудовую книжку.
Кроме того, исключительно с согласия работника возможно расторжение трудового договора о работе по совместительству (например, по соглашению сторон, по собственному желанию), а затем заключение трудового договора с другими условиями. При этом в трудовую книжку работника производятся соответствующие записи.

Если сотрудник достиг пенсионного возраста, но продолжает работать в организации, нужно ли вносить какие-либо записи в трудовую книжку?

Так как с работником заключен трудовой договор на неопределенный срок, и он продолжает работать на прежних условиях, то факт достижения им пенсионного возраста отражать в разделе "Сведения о работе" трудовой книжки нет оснований. Вместе с тем если работника поощрили в связи с юбилеем, то в раздел "Сведения о поощрении" трудовой книжки следует внести эту информацию.